Kas tas ir par jauno gadu, kas piepilda mūs visus ar vēlmi attīrīties? Apģērbs, vecas rotaļlietas — tās ir vienkāršas lietas. (Ja to lieto uzmanīgi, ziedo, lūdzu !) Bet kā tikt galā ar finanšu dokumentu kaudzēm? Cik ilgi jums jāglabā nodokļu deklarācijas? Kā ir ar vecajiem čeku grāmatiņu reģistriem un maksājumu veidlapām? Mēs pieskārāmies Ņujorkas Laiks bestselleru autors un organizēšanas un produktivitātes konsultants Džūlija Morgenšterna lai sniegtu mums atbildi uz visiem laikiem.
1. Nodokļu deklarācijas: 3 gadi
Iepriekš bija ieteikums septiņi gadi, bet Morgenšterns apgalvo, ka ar trim gadiem ir pietiekami. Tas nozīmē kārtējo gadu plus trīs gadus atpakaļ, taču katram pašam vajadzētu pārbaudīt pie sava grāmatveža, vai ir kāds iemesls glabāt nodokļu dokumentus ilgāk par trim gadiem, viņa skaidro. Daži nobīdes piemēri: iespējams, esat izšķīries. Vai varbūt jūs iegādājāties māju gadā, kas ir tieši ārpus trīs gadu maržas. Jautājiet savam grāmatvedim, bet, ja noticis nozīmīgs notikums, uz kuru jums, iespējams, būs jāatsaucas, iespējams, ir vērts to paturēt, piebilst Morgenšterns.
Profesionāla padoms, kā organizēt: Morgenšterns iesaka izveidot vienu mapi katram gadam un izdrukāt nodokļu kopiju (pieņemot, ka esat iesniedzis elektroniski), lai to ievietotu šajā vietā. Viņa saka, ka šajās mapēs tiek saglabāta jūsu nodokļu deklarācija, kā arī tiek dublēti visi jūsu pieprasītie atskaitījumi. Pēc tam jauna gada sākumā izveidojiet jaunu mapi, kurā glabājiet visus ar nodokļiem saistītos dokumentus par gadu.
2. Čeku grāmatiņu reģistri: līdz 10 gadiem
Ja jūs joprojām rakstāt čekus vai jums ir reģistri no ar nodokļiem saistītajiem gadiem, paturiet šos kucēnus apmēram desmit gadus. Čeku grāmatiņas reģistri ir gandrīz kā dienasgrāmata, skaidro Morgenšterns. Tie ir ne tikai gada stāsts, bet, ja tos regulāri lietojat, tie ir atsauce uz dārgiem pirkumiem vai pakalpojumiem, par kuriem nesaglabājāt čekus. (Turklāt tie ir ieraksti, kas digitāli nepastāv, tas nozīmē, ka tie ir jāuzglabā ilgāk.)
Profesionāla padoms, kā organizēt: Pārvietojiet attiecīgos čeku grāmatiņu reģistrus attiecīgajā nodokļu deklarāciju mapē. (Visu, kas atrodas tālāk, varat glabāt kopā.)
3. Ikmēneša rēķini: izmest
Jūsu elektrības rēķins. Jūsu mobilā tālruņa izraksts. Pēc Morgensterna teiktā, to ir pilnīgi pareizi sasmalcināt pēc ierašanās. Visi šāda veida rēķini ir tiešsaistē, un sekas [ja jums ir jāatsaucas uz vienu] ir salīdzinoši nelielas, viņa saka. Varat viegli piekļūt tiešsaistē un uzzināt, ko maksājāt pagājušajā mēnesī vai pirms gada.
Profesionāla padoms, kā organizēt: Padomājiet par priekšrocībām, kas rodas, atbrīvojoties no šīs lietas un to sasmalcinot — tas vienkārši atstāj vietu tam, kam jums patiešām ir nepieciešams regulāri piekļūt, saka Morgenšterns.
4. Pay Stubs: tas ir atkarīgs
Tā kā lielākā daļa uzņēmumu digitalizē ierakstus, vienīgā reize, kad jums var būt nepieciešams piekļūt cietajai kopijai, ir tad, ja pametat savu amatu. Ja tas šķiet iespējams, izdrukājiet tos vai saglabājiet tos kā failus. Pirmkārt, pastāv liela iespēja, ka jums kādreiz vajadzēs atsaukties uz tiem nodokļu jomā, saka Morgenšterns. Bet šeit ir arī stāsts. Pieņemsim, jūs strādājat vairākus darbus vai bieži maināt darbu. Vai varbūt jūs strādājat pie darba devēja, paņemiet pārtraukumu un pēc tam atgriezieties pie darba devēja. Šis ir jūsu vienīgais informācijas ieraksts, piemēram, stundas vai projekta likme. Piecus gadus pieturieties pie visiem, kas, jūsuprāt, vēlēsities atsaukties.
Profesionāla padoms, kā organizēt: Morgenšterns ir cienītājs, kas pārvērš tos PDF failos un glabā darbvirsmas mapē.
5. Kredītkaršu izraksti: izmest
Morgenšterns saka, ka nav jāturas pie tiem — patiesībā ir jāizmanto bezpapīrs, jo viss ir tik viegli pieejams tiešsaistē.
Profesionāla padoms, kā organizēt: Noteikti saglabājiet atsevišķu karti personīgajiem izdevumiem un vienu darbam, lai jums nebūtu milzīgu nodokļu vai izdevumu laika atšķetināšanas, viņa piebilst.
6. Visi līgumi: uz visiem laikiem
Morgenšterns saka, ka finanšu dokumentiem, kas saistīti ar jūsu dzīves lielajiem mirkļiem, ir jāiekļaujas mūžīgā mapē. Daži piemēri: mājas pārdošanas rēķins, jūsu dzīvības apdrošināšanas polise, jūsu automašīnas sākotnējās iegādes dokumenti. Izdrukājiet tos un turiet tos pie rokas.
Profesionāla padoms, kā organizēt: Viss par šo failu skapi (vai bloķēšanas kastīti jebko īpaši jutīgu vai grūti nomaināmu).
7. Kvītis par pirkumiem tiešsaistē: tas ir atkarīgs
Pēc Morgenšternas domām, jums ir jāsaglabā digitālais ieraksts vismaz tik ilgi, cik nepieciešams, līdz prece tiek piegādāta. Protams, atkarībā no pirkuma lieluma vai atgriešanas perioda, iespējams, vēlēsities šo ierobežojumu pagarināt.
Profesionāla padoms, kā organizēt: Katru reizi, kad veicat pasūtījumu, jūs saņemat e-pasta apstiprinājumu, tāpēc mans padoms ir savā iesūtnē izveidot mapi ar uzrakstu “pasūtījumi veikti” un vienu, kurā ir rakstīts “pasūtījumi saņemti”. Kad kaut kas tiek saņemts, pārvietojiet to no vienas mapes uz nākamo, lai to pārbaudītu un izsekotu.
SAISTĪTI: 12 visaugstāk novērtētie organizācijas produkti, kas izjauks jūsu māju… un dzīvi
